就活生必見！折り返し電話のタイミングや手順とは？

就活を進めていくと企業から電話がかかってくることがありますが、かかってきたタイミングで出ることが難しい場合もあります。

その際、企業へ折り返しの電話を入れなければなりませんが、実際の流れが分からないという方もいるのではないでしょうか？

この記事では折り返し電話のタイミングや手順について解説していきます。

折り返し電話の適切なタイミングは？

折り返し電話をかける際は、相手の状況に配慮することが重要です。

昼休みに重なりそうな時間帯は、相手が食事中のために電話を受ける態勢が整っていない可能性があります。一般的な昼休みに当たる12時〜13時は避け、前後30分程度ずらしてかける方がいいでしょう。また、始業時刻の前後や、終業後などに折り返し電話をかけることも避けた方が無難です。

折り返し電話の手順

次に、折り返し電話の具体的な手順について6つのステップで紹介していきます。

あいさつをして名乗る

「お忙しいところ恐れ入れます」といったようなあいさつを述べてから、学校名、名前の順に名乗りましょう。

担当者につないでもらう

折り返しの電話であることを伝え、電話をくれた担当者につないでもらいましょう。

担当者につながったらあいさつから始める

再度あいさつを述べた上で、折り返し電話であることを伝えつつ、自分の学校名と名前を名乗りましょう。ここで、電話に出ることができなかったお詫びの言葉を伝えると、より丁寧な印象を与えることができます。

用件を簡潔に伝える

電話に出ることができなかった理由などを伝える必要はなく、用件のみを簡潔に伝えることが望ましいです。この際、電話をもらった時間帯なども伝えると相手も何の要件で電話したのか思い出しやすくなります。

大事なことは復唱する

電話の場合、聞き間違いする可能性が大いにあるため、大事なことを伝えられたらメモをとるだけでなく復唱して、間違いがないか確認しましょう。

お礼とあいさつを述べてからきる

用件が終了したら、電話対応に時間を割いてくれたことへのお礼の言葉を述べ、「失礼いたします」などのあいさつをしましょう。また電話を切るタイミングは、電話を切る直前に担当者がまた話し始める可能性もあるため、担当者が電話を切ったと確認したあとが望ましいです。

まとめ

折り返し電話をする時に緊張する学生が多いと思いますが、タイミングを考えて、どのように挨拶して用件を伝えればいいのかメモに書いてシミュレーションしておくと安心です。